Iz računov, naročil in e-poštnih nabiralnikov nastanejo zapisi v vašem sistemu.
Strukturirani podatki iz dokumentov, ki strukture nikoli niso imeli. Pri tistih, o katerih model ne sme odločati sam, je zraven človek.
Kaj je obdelava dokumentov z AI
Dokumenti prihajajo drug za drugim, vsak v obliki, ki jo je izbral pošiljatelj: račun v PDF-ju od enega dobavitelja, skenirana papirna dobavnica od drugega, naročilo, posredovano po e-pošti s tremi priponkami. Naloga pri digitalizaciji dokumentov je iz vsakega narediti zapis, kakršnega pričakuje vaš sistem: številko naročilnice, postavke, skupni znesek in datum, usklajene s shemo, na kateri že teče vaš ERP ali računovodski program.
Vrsto dokumenta je treba določiti, preden se prebere eno samo polje. Če gresta račun in dobavnica po isti poti luščenja, dobite odgovore, ki so videti smiselni in so napačni, saj model polje, ki ste ga zahtevali, brez zadržkov izpolni tudi takrat, ko ga v dokumentu ni. Najprej razvrščanje, potem luščenje: v tem vrstnem redu rezultat ostane pri tem, kar v dokumentu res piše.
Številka, ki šteje največ, je tudi tista, ki jo model z vso gotovostjo zapiše narobe: skupni znesek, ki je videti verjeten, a na strani ni bil nikoli natisnjen. Luščenje se mora zato opirati na to, kar je v dokumentu, in biti preverjeno. Seštevek postavk se primerja z natisnjenim skupnim zneskom, zapis valute in datuma pa s tem, kar pričakuje ciljni sistem, da se neskladje označi, namesto da bi se poknjižilo.
Zaradi tega preverjanja v postopku ostane tudi človek. Vsak obdelan dokument dobi oceno zanesljivosti, pred človeka pa pridejo samo tisti, pri katerih model ni prepričan. Tako nimate ne nabiralnika, ki ga ni nihče avtomatiziral, ne avtomatike, v katero nihče ne sme podvomiti. Če v resnici potrebujete odgovore na vprašanja iz arhiva pogodb ali pravilnikov in ne luščenja polj iz toka novih dokumentov, je to iskanje po znanju v lastnih dokumentih, ne ta storitev.
Kaj dobite
Klasifikator dokumentov
Vsako prejeto datoteko (račun, naročilnico, dobavnico, pogodbo, navadno e-sporočilo) usmeri na pravo pot luščenja, še preden se prebere katero koli polje.
Luščenje polj z upoštevanjem postavitve
Nastavljeno za vsako predlogo dokumenta posebej, da postavka v tabeli ostane v svoji vrstici. Golo besedilo iz OCR to strukturo izgubi.
Računsko preverjanje in preverjanje sheme
Skupni zneski se primerjajo s seštevkom postavk, datumi in oznake valut pa s ciljnim sistemom. Neskladja se označijo, namesto da bi se poknjižila.
Čakalna vrsta za pregled z oceno zanesljivosti
Človek vidi tiste dokumente, pri katerih model ni prepričan: ne vseh in ne nobenega.
Integracija v sistem, ki ga že uporabljate
Izluščeni podatki pristanejo kot zapisi v vašem sistemu ERP, računovodskem programu ali CRM, ne v preglednici, ki jo nekdo pretipkava.
Zajem iz e-pošte
Vstopna točka je kar nabiralnik: priponke se poberejo same, posredovane niti so obdelane, na poseben portal za nalaganje pa ni treba misliti.
Revizijska sled
Vsako izluščeno polje se hrani s sklicem na izvorni dokument in s takratno oceno zanesljivosti, za račun, o katerem bo nekdo podvomil čez šest mesecev.
Kdaj je to prava izbira in kdaj ne
Prava izbira
- Ene vrste dokumentov, na primer računov, naročilnic, zahtevkov ali vlog, obdelate toliko, da je človek, ki jih pretipkava, ravno tisti strošek, ki ga želite znižati.
- Dokumenti prihajajo v vseh mogočih oblikah, kot PDF, skeniran papir ali posredovana e-pošta, in niti dva dobavitelja ne uporabljata iste predloge.
- Napačna številka, ki nepregledana pristane v računovodskem sistemu, vas stane toliko, da vam demo, ki je bil videti natančen, ne zadošča in potrebujete čakalno vrsto za pregled.
- Cilj je sistem, ki ga že uporabljate, in podatki morajo tja priti kot zapisi, ne v preglednico, ki jo nekdo vzdržuje ročno.
Ni prava izbira
- Takih dokumentov dobite peščico na mesec. Človek, ki to opravi ročno, je cenejši od gradnje in vzdrževanja avtomatiziranega postopka in bo cenejši še nekaj časa.
- Dokumenti že prihajajo kot strukturirani podatki: EDI, tok podatkov prek API-ja, izvoz iz portala. Tu ni česa luščiti. Potrebujete integracijo sistemov, zato se z nami raje pogovorite o njej.
- Želite postopek povsem brez človeškega pregleda. Noben sistem za luščenje, tudi naš ne, na resničnih dokumentih ne pride do ničle. Prav pretvarjanje, da je drugače, pripelje do poknjiženega napačnega zneska.
- V resnici želite postavljati vprašanja kupu obstoječih pogodb ali pravilnikov, ne luščiti polj iz toka prihajajočih dokumentov. To je iskanje po znanju v lastnih dokumentih.
- Še ne veste, ali se to pri vaši količini dokumentov izplača. Začnite s študijo izvedljivosti AI, ki poišče prag rentabilnosti, preden kdo karkoli zgradi.
Kako poteka
- 01
Vzorec resničnih dokumentov
Nekaj sto dejanskih računov ali e-sporočil, ne urejen izbor, pripravljen za sestanek. Splošno rešitev namreč zlomi ravno dobavitelj z nenavadno predlogo.
- 02
Razvrščanje in luščenje
Zgrajeno za vsako vrsto dokumenta posebej in izmerjeno na ročno preverjenem vzorcu, da je številka o natančnosti resnična, preden postane trditev.
- 03
Vgradnja preverjanj
Računska preverjanja, preverjanje sheme glede na ciljni sistem in prag zanesljivosti, ki določa, kaj vidi človek.
- 04
Povezava in vzporedni tek
Povezano s ciljnim sistemom in čakalno vrsto za pregled, nato teče vzporedno z obstoječim ročnim postopkom, preden se kdo zanese samo nanj.
- 05
Predaja
Skupaj z navodili, kako dodati predlogo novega dobavitelja, ko pride nova, ker vedno pride.
Vprašanja, ki jih slišimo
Kakšno natančnost lahko pričakujemo?
Odvisno od kakovosti dokumentov. Fiksnega odstotka ne obljubimo, dokler ne vidimo vaših dejanskih dokumentov. Vgradimo pa razmejitev: oceno zanesljivosti za vsako polje, da so tista, ki jim lahko zaupate, ločena od tistih, ki naj jih preveri človek.
Ali to nadomesti človeka, ki vnaša podatke?
Delo se spremeni: namesto da pretipkava vse, človek pregleduje primere, ki jih označi model. Pri neurejenih resničnih dokumentih se ta vloga običajno skrči in ne izgine.
Ali OCR računov deluje tudi pri rokopisu in skeniranem papirju?
Da, vendar z občutno nižjo natančnostjo kot pri čistem digitalnem PDF-ju. Preden se odločite za tak vhodni format, ga je vredno preizkusiti na vaših dejanskih vzorcih.
Kaj se zgodi, ko dobavitelj spremeni predlogo računa?
Luščenje za tega dobavitelja bo morda treba nastaviti na novo. Klasifikator bi moral spremembo zaznati kot nižjo zanesljivost in dokument usmeriti v čakalno vrsto za pregled, namesto da bi po tihem vrnil napačen odgovor. Dodajanje nove predloge je opisano v navodilih, ki jih dobite ob predaji.
Newsletter
Novice iz delavnice
Zapisi o tem, kako načrtujemo, gradimo in dostavljamo programsko opremo. Brez kampanj, brez avtomatiziranih nizov sporočil, odjavite pa se lahko z enim klikom.
Imate kup dokumentov, ki morajo postati podatki?
Pošljite resničen vzorec, bolj ko je neurejen, bolje je. Prebere ga inženir in vam naravnost pove, kaj je dosegljivo in kaj bo za to potrebno.